Come organizzare i documenti più importanti della vita

May 24, 2023

Se i documenti del tuo ufficio a casa, le cartelle cliniche di famiglia, le fatture e le pagelle scolastiche dei tuoi figli oscillano tra una pila sul tavolo della cucina e una scatola non contrassegnata nel garage, è tempo di sviluppare un sistema di archiviazione adeguato.

Preparati a dedicare almeno 15 minuti all'attività per fare qualche progresso. Non sorprenderti se ti occorrono alcune ore cumulative durante un fine settimana per organizzare tutto. La buona notizia è che, una volta che i tuoi documenti saranno al loro posto, ti basteranno solo pochi minuti a settimana per mantenere il nuovo sistema.

Di seguito ti spieghiamo come organizzare i tuoi file cartacei. Ecco un suggerimento: usalo come un momento per pensare a come ridurre in modo permanente il disordine della carta. Mentre ti organizzi, tieni un elenco aggiornato di fatture, avvisi e altri documenti che hanno un'opzione per eliminare la carta e dedica del tempo alla loro configurazione. (E sì, abbiamo anche qualche consiglio su come organizzare la tua biblioteca digitale.)

Innanzitutto, determina il tuo obiettivo finale. Vuoi organizzare ogni documento della tua vita? Oppure preferisci eliminare quanta più carta possibile? Quindi, tocca ogni documento e decidi dove metterlo. Dividi quei documenti in pile che abbiano senso per te. Mentre ordini, mantieni ogni pila organizzata con foglietti adesivi. Ecco alcuni suggerimenti per le categorie:

Assegna a ciascuna cartella di file un nome riconoscibile, ad esempio Immigrazione, Medicina o Tasse [anno]. Quindi, raccogli tutto in raccoglitori di documenti o cartelle sospese per un raccoglitore o un armadietto. I raccoglitori individuali a tre anelli funzionano meglio per pile di documenti più piccole, come la pila Actionable con fatture e ricevute di questo mese. (Puoi anche conservarli in un sacchetto per congelatore da 1 gallone e ordinarli in seguito.)

Posiziona il tuo sistema di archiviazione in un luogo sicuro, facilmente accessibile ma fuori dalla portata dei bambini disordinati. Non conservare quel documento ignifugo al sicuro in un angolo del tuo garage disordinato. "Essere organizzati significa trovare ciò di cui hai bisogno quando ne hai bisogno", ha detto Ashley Hines, organizzatrice olistica della casa e fondatrice di Thee Tailored Life.

È importante non sovraccaricarti. I nostri esperti affermano che il decluttering influisce sullo spazio della testa tanto quanto sullo spazio fisico. "È importante riconoscere che [l'obiettivo] è semplificare le cose e renderle più efficienti", ha osservato Katrina Green, designer di interni autorizzata e organizzatrice professionale di Badass Homelife.

Se sei stressato, valuta la possibilità di suddividere l'attività in parti gestibili e limitare il lavoro a soli 15 minuti al giorno. Oppure prenditi del tempo per affrontarlo mentre guardi un episodio del tuo programma preferito.

Se ritieni di non aver ancora fatto progressi, un aiuto professionale potrebbe essere la strada da percorrere. "L'organizzazione non deve essere un processo solitario", ha aggiunto Green. Gruppi commerciali come l'Institute for Challenging Disorganization, la National Association of Productivity and Organizing Professionals e la National Association of Black Professional Organizers possono aiutarti a trovare organizzatori professionisti certificati ed esperti di produttività nella tua zona.

Questo articolo è stato curato da Brittney Ho, Amy Koplin e Sofia Sokolove.

Kaitlyn Wells

Kaitlyn Wells è una scrittrice senior che sostiene una maggiore flessibilità lavorativa mostrandoti come lavorare in modo più intelligente da remoto senza perdere te stesso. In precedenza, si è occupata di animali domestici e stile per Wirecutter. Non ha mai incontrato un animale domestico che non le piacesse, anche se non può dire la stessa cosa delle app per la produttività. Il suo primo libro illustrato, A Family Looks Like Love, segue un cucciolo che impara che l'amore, piuttosto che il tuo aspetto, è ciò che rende una famiglia.

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